Maaş bordrosu, sigortalı şekilde herhangi bir işyerinde çalışan personelin özlük haklarının takibi kapsamında hazırlanan bir belgedir. Bu belgenin vergi dairesi ile entegre bir sistem üzerinden hazırlanması da e-bordro olarak adlandırılır. Bordronun aylık düzenli şekilde hazırlanması ve bu sisteme girilmesi zorunludur. Aksi durumda işletmenin cezai yaptırımla karşılaşması gündeme gelebilir.
İşletme sahipleri personel çalıştıracakları zaman öncelikle bordro ve özlük işleri nedir sorusuna cevap bulmalıdır. Maaş bordrosu, işveren tarafından işçiye ödenen ücretin, vergi ve kesintilerin tamamının gösterileceği şekilde dökümünün yapıldığı bir belgedir. İşveren, maaş ödediği her işçi için maaş bordrosu düzenlemelidir. Her personel için her ay iki suret olmak üzere maaş bordrosu düzenlenir. Bu bordrolardan biri işçide, diğeri ise işverende kalır. Bordro, işveren tarafından oluşturulur. Fakat uygulamada bu işlem, işletmenin muhasebecisi tarafından yapılır.
Maaş bordro belgesi, işçiye yapılan maaş ödemesinin ilgili kanun esaslarına göre yapıldığını gösterir. Devlet memuru olarak çalışan kişiler her ayın 14'ünde, ilgili ayın maaş bordrosunu e-devlet üzerinden görebilirler. Özel sektörde çalışanlar ise işyerinin muhasebe ya da insan kaynakları bölümünden bordro talebinde bulunabilirler.
e-bordro, e-devlet üzerinden alınan ve kişinin geçmişe dönük tüm maaş bordrolarının yer aldığı bir sistemdir. Bu sistemde yer alan bordrolar vergi dairesi ve SGK ile entegre şekilde veri tabanında saklanır. Bordro, çalıştırılan her personel için ödenmesi gereken vergilerin de gösterildiği bir belgedir. Bahse konu belge üzerinde çalışanın brüt ücreti, vergi ve diğer kesintiler, net maaş gibi tüm ayrıntılar yer alır. Çalışan, bu bordroyu inceleyerek özlük haklarının takibini yapabilir.
Maaş bordrosunun hazırlanmasında bir kısım hususlara dikkat edilmelidir. Bunların ilki bordro üzerinde bulunması gereken bilgilerdir. Hazırlanan bordroda aşağıdaki bilgiler bulunmalıdır.
İş kanununa göre yukarıdaki bilgilerin eksiksiz şekilde maaş bordrosunda belirtilmesi gerekir. Bilgilerin eksik ya da yanlış hazırlanması durumunda çalışanın mağduriyet yaşaması söz konusu olacağı gibi işverenin cezai müeyyide ile karşılaşması da gündeme gelebilir.
Bordro sorgulaması için SGK'dan ya da ilgili vergi dairesinden ayrıntılı döküm alınabilir. Bunun yanında e-devlet üzerinden sorgulamanın yapılması çok daha mantıklı ve pratik bir işlemdir. Ayrıca özel sektör çalışanlarının, işyerinin muhasebe departmanı ile iletişime geçerek de bu belgelere ulaşması mümkündür.
e-bordro sorgulama işlemi için e-devletteki ilgili menüyü kullanmanız gerekir. Günümüzde birçok işlem e-devlet aracılığı ile pratik şekilde yapılabilir. Hatta e-devletteki sorgulama ekranını incelediğinizde birçok il ve ilçe belediyesinin dahi çalışanların bordrolarını bu sisteme işlediği görülür. İlerleyen dönemde birçok kurum ve kuruluşa ait bordroların da e-devlet sistemi üzerinden takip edileceğini söyleyebiliriz.
Bordro işçi ve memurlar için çok önemli bir evraktır. Bu nedenle bordro hazırlama işlemi esnasında gerekli hassasiyetin gösterilmesi gerekir. Hazırlanan maaş bordrosunda aşağıdaki hususlar göz önünde bulundurulmalıdır.
Hazırlanan maaş bordrosunun denetlenmesi SGK tarafından yapılır. İlgili yasal mevzuat esaslarının dışında hazırlanan bordrolar için idari ve hukuki yaptırım söz konusudur. 2022 yılı mevzuat esasları baz alınarak, çalışanın maaş bordrosunun düzenlenmediği her ay için 1.559 TL idari para cezası uygulanır.