"Sanal ofis ne demek?" sorusu, şirket kurma düşüncesindeki herkesin aklında yer eden bir sorudur.
Fiziksel şekilde girişimcilerin kullanıma sunulmayan ancak şirket kurulumu esnasında yasal adres olarak gösterilebilen ofislere sanal ofis denir.
Bilindiği üzere bütün girişimciler, faaliyetlerini resmi şekilde yürütebilmek için Türk Ticaret Kanunu uyarınca tüzel kişilik için öngörülen şartları yerine getirmelidir. Söz konusu şartlardan en önemlisi bir ticaret şirketi kurmak ve kurulan şirketi ticaret siciline kaydederek ilan ettirmektir.
Tam bu aşamada, resmi evraklarda kullanılmak ve sorumlu kuruluşlara bildirilmek üzere bir şirket adresine ihtiyaç duyulur. Fakat bazı girişimciler, bir ofise sahip olmanın ya da ofis kiralamanın gereksiz bir harcama kalemi olduğunu düşünebilirler.
Sanal ofis, bu sorunu çözmek üzere geliştirilmiş ekonomik bir çözümdür. Çoğu zaman sağladığı yasal şirket adresi ve kargo hizmeti nedeniyle tercih edilen sanal ofisler, prestijli bir adresin yanı sıra girişimcilere ihtiyaçları doğrultusunda kişiselleştirilmiş ofis hizmetleri de sağlar.
Bazı işler bilgi sermayesine dayalıdır ve daha az masrafla kurulabilir. Ancak her yeni girişim için asgari düzeyde de olsa çeşitli harcamalar yapmak kaçınılmazdır. Bu nedenle şirketler, karlı bir şirkete dönüşebilmek ve daha fazla hayatta kalabilmek için kuruluşlarından itibaren giderlerini azaltma eğilimindedir. Ayrıca günümüzde işletmeler daha çok entelektüel sermaye üzerine kurulduğu için çoğu girişimci ofis tutmayı gerekli görmez.
Sanal ofis açmak; kısıtlı bütçeyle yola çıkan, tasarruf yapmak isteyen ve fiziksel bir ofise ihtiyaç duymayan şirketler için ideal bir tercih olarak görülür. Fakat şirketlerini doğru bir temel üzerine inşa etmek isteyen girişimcilerin akıllarına "Sanal ofis yasal mı?" sorusu gelebilir.
Türk Ticaret Kanunu'nda iş yeri adreslerine dair detaylı bir tanım bulunmaz. İlgili kanun okunduğunda temel gereksinimin işletmelerin iletişim adreslerinin ve kanallarının kayda geçirilmesi olduğu görülür. Sanal ofisler, bu iletişim adreslerini ve kanallarını girişimciler adına sağlar. Dolayısıyla sanal ofis kullanımı tamamen yasaldır.
Yasal adres ve kargo adresi olmanın yanı sıra sanal ofislerin aşağıda listelendiği üzere birçok avantajı bulunur.
Sanal ofis kullanmayı düşünen şirketler, aşağıda listelenen sanal ofis dezavantajlarını gözden kaçırmamalıdır.
Sanal ofis açma şartlarını karşılayan yani bir şirket kurma aşamasında olan herkes sanal ofislerden yararlanabilir. Ancak sanal ofis hizmetleri, çalışan sayısı düşük şirketler için daha uygundur. Çok sayıda çalışanı olan şirketler için standart sanal ofis hizmetleri yetersiz olabilir.
Buna ek olarak farklı lokasyonlarda çalışmayı seven kişileri için sanal ofisler biçilmiş kaftandır. Çünkü sanal ofisler kullanıcılarına, tek bir anlaşmayla onlarca farklı lokasyondaki fiziksel ofisten yararlanma imkanı sağlar.
Aşağıda yer alan alternatif ofis türleri, "Sanal ofis nasıl kurulur?" sorusuna yanıt arayan girişimcilerin ilgisini çekebilir.
Sanal ofis kurmak isteyen kişilerin en çok ilgisini çeken ofis türlerinden bir tanesi de paylaşımlı ofistir. Adından da anlaşılabileceği üzere paylaşımlı ofisler birçok farklı kişi tarafından ortak kullanılan ofislerdir.
Freelancer çalışanların tercih ettiği paylaşımlı ofislerde masa, internet bağlantısı ve ofis ortamının yanı sıra kullanıcılara yiyecek ve içecek hizmetleri de bulunur.
Hazır ofis, iç dizaynı alanında uzman kişiler tarafından yapılmış ofislerdir. Çalışan sayıları göz önünde bulundurularak tasarlanan hazır ofisler genellikle saygın semtlerde ve modern binalarda konumlanır.