E-Fatura Nedir?

E-fatura nedir sorusu, bildiğimiz kağıt faturanın dijital halidir şeklinde cevaplanabilir. Fakat öyle bir PDF gönderip işi bitirmek değil, tamamen elektronik bir sistem. Hem kağıt israfı yok hem de işler daha hızlı yürüyor. Zaten belli sektörlerde ve ciroya ulaşan firmalar için zorunlu hale geldi. En güzel yanı da her şey kayıt altında; kim gönderdi, kim aldı anında belli oluyor.

E-Fatura Nasıl Kesilir?

E-fatura nasıl kesilir? E-fatura kesmek, ilk başta karmaşık gibi görünse de aslında düşündüğünüzden daha kolay. Tabii, önce birkaç adımdan geçmeniz gerekiyor.

İlk iş, e-fatura sistemine kayıtlı olmanız. Bunun için bir mali mühür ya da e-imza almanız lazım. Şirket sahibiyseniz mali mühür, şahıs işletmesiyseniz e-imza işinizi görecektir. Daha sonra, Gelir İdaresi Başkanlığının (GİB) sistemine başvuru yapıyorsunuz. Onaylandıktan sonra ya GİB’in portalını kullanabilirsiniz ya da özel entegratör denilen şirketlerden destek alabilirsiniz.

Şimdi gelelim e-faturanın nasıl kesildiğine. Eğer GİB portalındaysanız, giriş yapıp “Fatura Oluştur” seçeneğini seçiyorsunuz. Karşınıza bir form çıkıyor. Burada alıcının bilgilerini, fatura tutarını, KDV’yi ve varsa diğer detayları dolduruyorsunuz. Özel entegratör kullanıyorsanız işlem genelde daha pratik oluyor, çünkü sistemler otomatik olarak bazı bilgileri çekebiliyor.

Faturayı düzenleyip tüm bilgileri kontrol ettikten sonra, “Gönder” butonuna basmanız yeterli. Fatura, alıcının sistemine düşüyor. Eğer karşı taraf e-fatura mükellefi değilse, sistem otomatik olarak bunu e-arşiv fatura şeklinde gönderiyor.

Asıl önemli nokta, bilgileri doğru girmek. Çünkü bir hata yaparsanız iptal ve yeniden düzenleme süreciyle uğraşmak gerekebilir. Fakat bir kez alıştığınızda, e-fatura kesmek kağıt fatura kesmekten çok daha hızlı ve kolay geliyor.

Kimler E-Fatura Kesebilir?

E-fatura kesmek, her işletme için zorunlu değil. Ancak bazı durumlar var ki e-faturaya geçmek mecburi oluyor. Mesela yıllık brüt satış hasılatınız belli bir rakamı geçerse (2024 yılı için 3 milyon TL), e-faturaya geçmek zorundasınız. Bunun dışında belirli sektörlerde faaliyet gösteren firmalar için de bu durum şart. Örneğin, e-ticaret işi yapanlar, akaryakıt işiyle uğraşanlar ya da konaklama hizmeti sunanlar bu kapsama giriyor.

Diyelim ki bu şartlar size uymuyor, yine de e-faturaya geçebilirsiniz. Özellikle işlerini dijitale dökmek isteyen küçük ve orta ölçekli firmalar için e-fatura büyük kolaylık sağlıyor. Şahıs şirketleri de e-imzalarını alarak kolayca bu sisteme dahil olabilir. İster zorunlu olsun ister gönüllü, e-fatura sistemi aslında her işletmeye açık.

E-Fatura Kesmek için Hangi Şartlar Gereklidir?

E-faturaya geçmek aslında o kadar karmaşık bir süreç değil ama yine de bazı temel şeylere dikkat etmek gerekiyor. İlk iş, e-faturaya geçmek zorunda mısınız, değil misiniz bunu öğrenmek. Yıllık brüt satış hasılatınız 3 milyon TL’yi geçtiyse ya da e-fatura kullanması gereken sektörlerden birindeyseniz, bu sisteme geçmek mecburi.

Ardından işin teknik kısmına geçiyorsunuz. Bunun için bir mali mühür ya da e-imza şart. Şirketler genelde mali mühür tercih ediyor, şahıs işletmeleri ise daha pratik olan e-imzayı kullanıyor. Bunlar olmadan e-faturayla ilgili hiçbir işlem yapamıyorsunuz, o yüzden bu adımı atlamayın.

E-fatura başvurusu nasıl yapılır sorusu ise oldukça basit. Gelir İdaresi Başkanlığının (GİB) internet sitesine girip başvurunuzu yapıyorsunuz. Orada size iki seçenek sunuluyor: Ya GİB’in ücretsiz portalını kullanıyorsunuz ya da özel bir entegratör firma ile çalışıyorsunuz. GİB portalı ücretsiz olduğu için cazip ama özel entegratörler daha fazla kolaylık sağlıyor, bu tamamen size bağlı.

Tabii ki sağlam bir internet bağlantısı ve uygun bir bilgisayar altyapınızın olması da şart. İşlemler tamamen dijital olduğu için bağlantınızın kesilmemesi önemli. Bir de bilgilerinizin doğru olduğundan emin olun. Yanlış ya da eksik bilgi girerseniz, sonradan faturaları iptal edip yeniden düzenlemekle uğraşırsınız.

Kısacası, birkaç adımı doğru şekilde atlattığınızda e-faturaya geçmek hem kolay hem de oldukça faydalı. İlk başta “Bu işler bana göre değil.” diye düşünebilirsiniz ama bir süre sonra kağıt fatura devri sizin için kapanır ve ne kadar zaman kazandığınızı fark edersiniz.

E-Fatura Nasıl Düzenlenir ve Gönderilir?

E-fatura düzenlemek ve göndermek, başta biraz kafa karıştırıcı gibi gelebilir ama alışınca oldukça basit. Hadi şimdi bu işi adım adım açıklayalım.

• Sisteme Giriş Yapmak Şart

İlk iş, kullandığınız sisteme giriş yapmak. GİB Portal’ını mı kullanıyorsunuz, yoksa özel bir entegratörle mi çalışıyorsunuz? GİB Portal’a giriş için kullanıcı adı ve şifre lazım. Özel entegratör kullanıyorsanız, onların sistemine giriş yaparak işe başlayabilirsiniz.

• Fatura Bilgilerini Doldurmak

Sisteme girdiniz, sıra fatura oluşturmakta. Alıcının bilgilerini doğru girdiğinizden emin olun. Vergi numarası, ünvan, adres... Ne gerekiyorsa eksiksiz yazmalısınız. Ayrıca fatura tarihini ve satışı yapılan ürün ya da hizmeti detaylı bir şekilde belirtmek önemli.

• Tutar ve KDV Kontrolü

Şimdi geldik en önemli kısma: fatura tutarı ve KDV. Sistem genelde KDV’yi otomatik hesaplıyor ama sizin de bir gözünüz orada olsun. Hata olmaması için kontrol etmekte fayda var.

• Gönderimden Önce Onaylama

Tüm bilgileri girdikten sonra bir kez daha kontrol edin. Her şey tamamsa, faturanızı onaylayın. Genelde sistemde bir “Gönder” ya da “Onayla” butonu bulunur, işte ona basmanız yeterli.

• Fatura Alıcıya Nasıl Ulaşıyor?

Onayladığınız fatura, dijital olarak alıcının sistemine düşüyor. Gönderim başarılıysa sistem size bir “Gönderildi” uyarısı verir. Eğer hata olduysa sistem sizi zaten bilgilendirir; o zaman dönüp eksikleri düzeltmeniz gerekir.

• Kaydetmeyi Unutmayın

Gönderdiğiniz faturalar genelde sistemde saklanır. Fakat ne olur ne olmaz diye bir yedeğini alıp bilgisayarınıza kaydedebilirsiniz. İleride lazım olabilir, belli olmaz.

İşte bu kadar! İlk başta biraz uğraştırabilir ama sonrasında hem iş yükünüz azalır hem de kağıt masrafından kurtulmuş olursunuz.

E-Fatura Kesilirken Nelere Dikkat Edilmelidir?

E-fatura kesme, özellikle işletme sahipleri ve muhasebeciler için alışkanlık haline gelmesi gereken bir süreç. Ancak bazı detaylar var ki atlamak işleri zorlaştırabilir.

1. Bilgilerin Doğruluğu Önemli
   Faturayı kesmeden önce alıcının bilgilerini mutlaka iki kez kontrol edin. Özellikle vergi numarası, ünvan ve adres gibi detaylarda bir hata yaparsanız, faturayı iptal etmek ya da düzeltmek için fazladan uğraşabilirsiniz. Kim ister ki bir işi iki kez yapmayı?
2. Tarih ve Saat Ayarı
   E-fatura kesme süresi tarih ve saat ayarının doğru olduğundan emin olun. Sistem bazen varsayılan bir tarih ya da saat atayabiliyor. Eğer fark etmezseniz, faturanın yanlış tarihle düzenlenmesi ileride başınıza iş açabilir.
3. KDV ve Diğer Vergiler
   KDV oranı doğru mu? Faturadaki toplam tutarlar, KDV dahil mi, hariç mi? Bu tür detaylara dikkat etmek, müşterilerle ve vergi dairesiyle olası sıkıntıların önüne geçer.
4. Açıklama Kısmını Boş Geçmeyin
   Fatura açıklama kısmını mümkün olduğunca detaylı doldurun. Hangi hizmet ya da ürün için fatura kesildiğini belirtmek hem sizin hem de müşteriniz için kolaylık sağlar. Sonuçta, aylar sonra bu faturayı gördüğünüzde "Bu neydi şimdi?" demek istemezsiniz.
5. Doğru Formatı Kullanın
   E-faturalar belirli bir formatta hazırlanmalı. Özellikle logoların ve imzaların düzgün göründüğünden emin olun. Bu hem profesyonel bir imaj verir hem de yasal zorunluluklara uygun olmanızı sağlar.
6. Sisteminizi Güncel Tutun
   E-fatura keserken kullandığınız yazılımın güncel olması çok önemli. Eski sürümler bazen hatalara yol açabilir ya da yeni mevzuata uygun olmayabilir. Bu yüzden düzenli olarak güncellemeleri kontrol etmekte fayda var.
7. Arşivleme ve Saklama
   Kesilen faturaları düzenli bir şekilde arşivlemek şart. "Nasıl olsa sistemde duruyor." diye düşünmek cazip gelebilir, ama işler her zaman planladığınız gibi gitmeyebilir. Bulut tabanlı bir sistem kullanarak yedekleme yapmayı alışkanlık haline getirin.

Sonuç olarak, e-fatura kesmek başlangıçta biraz karmaşık gibi görünse de doğru adımları takip ederseniz işiniz kolaylaşır. Ufak detayları atlamamak hem işinizi hızlandırır hem de sizi ekstra zahmetten kurtarır.

Serbest Meslek Erbabı E-Fatura Kesebilir mi?

Evet, serbest meslek erbapları e-fatura kesebilir. Fakat burada esas olan, aslında e-serbest meslek makbuzu (e-SMM) düzenlemeleridir. Avukatlar, doktorlar, danışmanlar gibi bireysel çalışanlar, gelir sınırını aştıklarında e-faturaya geçmek zorundadır.

E-Fatura Üzerinde Düzeltme Yapılabilir mi?

E-fatura üzerinde direkt düzeltme yapamıyorsunuz.

Öncelikle alıcı henüz faturayı onaylamadıysa işiniz kolay. Sistem üzerinden iptal talebi gönderip yanlış kesilen faturayı iptal edebilirsiniz. Ama alıcı faturayı kabul ettiyse işler biraz değişiyor. Bu durumda iptal edemezsiniz, ancak bir iade faturası keserek yanlışlığı düzeltebilirsiniz.

Düzeltme sürecinde hem sizin hem de alıcının sistemdeki adımları düzgün takip etmesi çok önemli. Yoksa ileride "Bu neydi şimdi?" diye kafanızı kaşıyabilirsiniz. Vergi dairesiyle sıkıntıya düşmemek için her şeyi kuralına uygun yapmakta fayda var.